Contoh Dokumen Bukti Pelatihan Pengelola Dokumen K3

Bukti Pelatihan Pengelola Dokumen K3

Informasi Umum:

• Nama Peserta: [Nama Peserta Pelatihan]
• Jabatan: [Jabatan Peserta Pelatihan]
• Departemen: [Departemen Peserta Pelatihan]
• Nomor Bukti Pelatihan: BPDP-K3/001
• Tanggal Pelatihan: [Tanggal Pelatihan]
• Penyelenggara Pelatihan: [Nama Penyelenggara Pelatihan]
  
  

Deskripsi Pelatihan:

Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang pengelolaan dokumen Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan (K3) sesuai dengan kebijakan yang berlaku dalam organisasi.

Materi Pelatihan:

1. Pengenalan Dokumen K3
2. Kebijakan Retensi Dokumen
3. Penyimpanan dan Pemeliharaan Dokumen
4. Distribusi Dokumen K3
5. Penghapusan Dokumen
   
   

Evaluasi Pelatihan:

Peserta diharapkan memahami dan mampu menjelaskan konsep-konsep dasar pengelolaan dokumen K3 setelah menyelesaikan pelatihan ini.

Bukti Kehadiran:

Peserta telah menghadiri dan menyelesaikan pelatihan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Persetujuan:

• Nama Peserta: [Nama Peserta Pelatihan]
• Tanda Tangan Peserta: [Tanda Tangan Peserta Pelatihan]
• Tanggal: [Tanggal Penyelesaian Pelatihan]
  
  

Catatan Tambahan:

• Bukti pelatihan ini harus disimpan sebagai rekam jejak pelatihan yang telah dilakukan oleh peserta.
• Pelatihan merupakan bagian penting dalam memastikan pemahaman yang baik terkait pengelolaan dokumen K3 dalam organisasi.

Contoh Dokumen Catatan Pemeliharaan Sistem Penyimpanan Dokumen

Catatan Pemeliharaan Sistem Penyimpanan Dokumen

Informasi Umum:

• Nama Organisasi: ABC Company
• Nomor Catatan: CPSD/001
• Tanggal Mulai: 1 Januari 2023
• Tanggal Akhir: 31 Desember 2023
• Penyusun Catatan: John Doe
  
  

Deskripsi:

Catatan ini mencatat semua kegiatan pemeliharaan dan pengawasan sistem penyimpanan dokumen Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan (K3) yang dilakukan dalam organisasi selama periode yang ditentukan.

Daftar Kegiatan Pemeliharaan:

No.	Tanggal Kegiatan	Deskripsi Kegiatan	Penanggung Jawab	Tanda Tangan
1	5 Januari 2023	Pemeriksaan Kondisi Fisik Rak Dokumen	IT Team	[Tanda Tangan]
2	15 Februari 2023	Pembaruan Sistem Penyimpanan Digital	IT Team	[Tanda Tangan]
3	10 April 2023	Pelabelan dan Klasifikasi Dokumen Baru	Administrasi	[Tanda Tangan]
4	25 Mei 2023	Pemindahan Dokumen Lama ke Arsip	Administrasi	[Tanda Tangan]
5	20 September 2023	Pemantauan Kondisi Lingkungan Penyimpanan	Keselamatan & Kesehatan Kerja	[Tanda Tangan]

Catatan Tambahan:

• Setiap kegiatan pemeliharaan dicatat dengan lengkap termasuk tanggal pelaksanaan, deskripsi kegiatan, penanggung jawab, dan tanda tangan.
• Pemeliharaan sistem penyimpanan dilakukan secara berkala untuk memastikan dokumen K3 tetap terjaga, aman, dan dapat diakses dengan mudah.
  
  

Persetujuan:

• Nama Penyusun Catatan: John Doe
• Tanda Tangan: [Tanda Tangan Penyusun Catatan]
• Tanggal: 31 Desember 2023

Contoh Dokumen Laporan Penghapusan Dokumen K3

Laporan Penghapusan Dokumen K3

Informasi Umum:

• Nama Organisasi: ABC Company
• Nomor Laporan: LPD-K3/001
• Tanggal Laporan: 31 Desember 2023
• Penyusun Laporan: John Doe
  
  

Deskripsi:

Laporan ini mencatat semua dokumen Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan (K3) yang dihapus atau dihancurkan sesuai dengan kebijakan retensi dokumen yang berlaku dalam organisasi.

Daftar Dokumen yang Dihapus:

No.	Nama Dokumen	Nomor Dokumen	Tanggal Penghapusan	Alasan Penghapusan	Tanda Tangan Penanggung Jawab Penghapusan
1	Brosur Keselamatan Pabrik	BRO-K3/004	5 Januari 2023	Sudah Tidak Relevan	[Tanda Tangan]
2	Panduan Penggunaan Alat Keselamatan	GUI-K3/005	10 Maret 2023	Perubahan dalam Panduan Baru	[Tanda Tangan]
3	Laporan Inspeksi Keselamatan (Tahun 2015)	RPT-K3/003	15 April 2023	Masa Retensi Selesai	[Tanda Tangan]
4	Sertifikat Pelatihan K3 (Tahun 2018)	CERT-K3/002	20 Juni 2023	Masa Retensi Selesai	[Tanda Tangan]
5	Brosur Keselamatan Pabrik (Revisi Baru)	BRO-K3/006	1 Agustus 2023	Digantikan oleh Revisi Baru	[Tanda Tangan]

Catatan Tambahan:

• Penghapusan dokumen dilakukan sesuai dengan kebijakan retensi dokumen yang berlaku.
• Dokumen-dokumen yang dihapus telah dihancurkan dengan aman dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
  
  

Persetujuan:

• Nama Penyusun Laporan: John Doe
• Tanda Tangan: [Tanda Tangan Penyusun Laporan]
• Tanggal: 31 Desember 2023

Contoh Dokumen Log Distribusi Dokumen

Buku Log Distribusi Dokumen

Informasi Umum:

• Nama Organisasi: ABC Company
• Nomor Buku Log: BLDD/001
• Tanggal Mulai: 1 Januari 2023
• Tanggal Akhir: 31 Desember 2023
  
  

Deskripsi:

Buku Log Distribusi Dokumen ini mencatat semua distribusi dokumen Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan (K3) yang dilakukan dalam organisasi selama periode yang ditentukan.

Daftar Distribusi Dokumen:

No.	Nama Dokumen	Nomor Dokumen	Tanggal Distribusi	Penerima	Tanda Tangan Penerima
1	Prosedur Keselamatan Kerja	PROC-K3/001	5 Januari 2023	John Doe	[Tanda Tangan]
2	Sertifikat Pelatihan K3	CERT-K3/002	12 Februari 2023	Jane Smith	[Tanda Tangan]
3	Laporan Inspeksi Keselamatan	RPT-K3/003	20 Maret 2023	Michael Johnson	[Tanda Tangan]
4	Brosur Keselamatan Pabrik	BRO-K3/004	10 April 2023	Sarah Lee	[Tanda Tangan]
5	Panduan Penggunaan Alat Keselamatan	GUI-K3/005	15 Mei 2023	Kevin Wang	[Tanda Tangan]

Catatan Tambahan:

• Pastikan setiap dokumen yang didistribusikan dicatat dengan lengkap dalam buku log ini.
• Tanda tangan penerima menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah diterima dan dimengerti.
• Buku log ini harus diperbarui secara berkala sesuai dengan distribusi dokumen yang dilakukan.
  
  

Persetujuan:

• Nama Penyusun: John Doe
• Tanda Tangan: [Tanda Tangan Penyusun Dokumen]
• Tanggal: 31 Desember 2023

Contoh Dokumen Jadwal Retensi Dokumen K3

Jadwal Retensi Dokumen K3

Informasi Umum:

• Nama Organisasi: ABC Company
• Nomor Dokumen: JR-K3/001
• Tanggal Pembuatan: 1 Januari 2023
• Penyusun:
• Tanggal Revisi Terakhir: 1 Juli 2023
  
  

Deskripsi:

Jadwal Retensi Dokumen ini menyediakan pedoman untuk menjaga dan mempertahankan dokumen-dokumen Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan (K3) sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

Kategori Dokumen:

• Dokumen K3 Operasional:
• Prosedur Keselamatan Kerja
• Durasi Retensi: 5 tahun setelah tanggal pembuatan atau hingga tidak relevan lagi
•     Dokumen K3 Pelatihan:
• Sertifikat Pelatihan K3
• Durasi Retensi: 7 tahun setelah tanggal pelatihan atau hingga tidak relevan lagi
•     Laporan K3:
• Laporan Inspeksi Keselamatan
• Durasi Retensi: 10 tahun setelah tanggal pembuatan atau hingga tidak relevan lagi
  
  

Prosedur Retensi:

• Dokumen K3 yang masuk dalam kategori Operasional akan disimpan secara digital dalam sistem penyimpanan yang aman.
• Setelah periode retensi berakhir, dokumen akan dihapus secara aman dari sistem penyimpanan.
  
  

Catatan Tambahan:

• Pastikan untuk mematuhi kebijakan dan peraturan terkait retensi dokumen yang berlaku di wilayah Anda.
• Dokumen yang memiliki nilai hukum atau audit harus disimpan sesuai dengan persyaratan hukum yang berlaku.
  
  

Persetujuan:

• Nama Penyusun: John Doe
• Tanda Tangan: [Tanda Tangan Penyusun Dokumen]
• Tanggal: 1 Juli 2023