Contoh Dokumen Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

1. Tujuan

Memastikan bahwa proses pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan memperhatikan aspek K3 untuk menjaga kesehatan, keselamatan, dan keamanan para pekerja.

2. Ruang Lingkup

• Penilaian risiko K3 dalam pengadaan barang dan jasa.
• Pemilihan vendor berdasarkan kriteria K3.
• Pelaksanaan audit K3 terhadap vendor yang dipilih.
• Monitoring dan evaluasi kinerja penyedia terkait K3.

3. Langkah-Langkah

    3.1 Penilaian Risiko K3

•  Identifikasi potensi risiko K3 yang terkait dengan barang atau jasa yang akan diada.
•  Evaluasi tingkat risiko dan dampaknya terhadap kesehatan, keselamatan, dan keamanan.

    3.2 Kriteria Pemilihan Vendor

• Sertifikasi K3: Memastikan vendor memiliki sertifikasi K3 yang relevan.
• Reputasi K3: Melakukan penelusuran terhadap rekam jejak vendor dalam hal K3.
• Kebijakan K3: Meminta salinan kebijakan K3 dari vendor yang menunjukkan komitmen terhadap K3.

    3.3 Prosedur Pengadaan

• Masukkan persyaratan K3 dalam dokumen permintaan penawaran (RFP) atau pemberitahuan pengadaan (TOR).
• Pilih vendor berdasarkan penilaian K3 yang komprehensif.
• Sertakan persyaratan K3 dalam dokumen pengadaan, seperti spesifikasi teknis untuk perlindungan pekerja.    
• Pastikan vendor memberikan jaminan bahwa barang atau jasa yang disediakan memenuhi standar keselamatan yang berlaku.

    3.4 Pelaksanaan Kontrak

• Sertakan klausul keselamatan dan kesehatan kerja dalam kontrak dengan vendor.
• Tentukan tanggung jawab pemasok dalam memastikan keamanan selama pelaksanaan kontrak.
• Pastikan bahwa vendor mematuhi semua persyaratan K3 selama pelaksanaan kontrak.

    3.5 Pengawasan Pelaksanaan

• Selama pelaksanaan kontrak, lakukan pengawasan rutin terhadap aspek K3.
• Pastikan pemasok mematuhi semua persyaratan K3 yang disepakati.

    3.6 Pelaporan dan Evaluasi

• Laporkan hasil audit K3 kepada pihak terkait.
• Evaluasi kinerja vendor berdasarkan kriteria K3 yang telah ditetapkan.
• Berikan umpan balik kepada pemasok untuk perbaikan dan pengembangan selanjutnya.

Catatan Tambahan:

• Tim K3 harus terlibat aktif dalam setiap tahap pengadaan barang dan jasa untuk memastikan kepatuhan dan keamanan.
• Pastikan semua pekerja yang terlibat dalam pengadaan memahami dan mematuhi prosedur K3.
• Dalam proses pengadaan, prioritas diberikan pada penyedia yang memiliki komitmen terhadap K3 dan mampu membuktikan kepatuhan mereka.
• Semua proses pengadaan harus sejalan dengan peraturan K3 yang berlaku dan standar industri yang relevan.