Pengendalian Dokumen dalam Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3)

Dalam lingkungan kerja yang teratur, pengendalian dokumen merupakan bagian penting dari Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3) untuk memastikan kecukupan, keamanan, dan kepatuhan. Berikut adalah prosedur yang perlu diterapkan untuk mengelola dokumen SMK3 dengan efektif:

• Menyetujui Kecukupan Dokumen sebelum Diterbitkan

  Sebelum dokumen diterbitkan, pastikan bahwa semua prosedur, kebijakan, dan panduan telah disetujui oleh pihak yang berwenang. Evaluasi kecukupan dokumen ini penting untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan tepat, relevan, dan dapat diandalkan.

• Meninjau dan Merubah Dokumen Secara Berkala

  Dokumen SMK3 perlu direview secara berkala untuk memastikan keefektifan dan kerelevansian informasi yang terkandung di dalamnya. Jika diperlukan perubahan, pastikan perubahan tersebut disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan kembali.

• Memastikan Identifikasi Perubahan dan Status Revisi

  Setiap perubahan dalam dokumen harus teridentifikasi dengan jelas, termasuk status revisi saat ini. Ini membantu memastikan bahwa pengguna dokumen selalu menggunakan versi yang paling mutakhir dan relevan.

• Mengelola Versi Dokumen

  Pastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan tersedia di tempat penggunaan, seperti di lokasi kerja atau dalam sistem manajemen elektronik yang mudah diakses oleh personil yang memerlukannya.

• Memastikan Keterbacaan dan Identifikasi Cepat

  Dokumen harus tersedia dalam format yang mudah dibaca dan teridentifikasi dengan cepat. Gunakan klasifikasi, label, dan pengaturan penyimpanan yang tepat untuk memudahkan akses dan penggunaan.

• Identifikasi dan Distribusi Dokumen Eksternal Penting

  Dokumen yang berasal dari luar dan dianggap penting oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3 harus diidentifikasi dengan jelas dan didistribusikan dengan pengendalian yang ketat untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan.

• Mencegah Penggunaan Dokumen Kadaluarsa

  Pastikan untuk mengawasi tanggal kadaluarsa dokumen dan mencegah penggunaan dokumen yang sudah tidak relevan atau tidak sah lagi. Jika dokumen tersebut masih diperlukan untuk tujuan tertentu, tetapkan identifikasi khusus untuk membedakannya dari dokumen aktif.

Dengan menerapkan prosedur pengendalian dokumen yang cermat, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, memastikan kepatuhan terhadap standar K3, dan menjaga keselamatan serta kesehatan karyawan dengan lebih efektif.