Contoh Dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen Dan Catatan K3

Prosedur Pengendalian Dokumen Dan Catatan K3

1. Tujuan

Tujuan dari prosedur ini adalah untuk mengatur pengendalian dokumen terkait Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) serta pencatatan yang akurat, lengkap, dan mudah diakses. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen K3 yang dikelola dan dicatat dengan baik untuk memenuhi kebutuhan informasi dan kepatuhan peraturan yang berlaku.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen yang terkait dengan K3, termasuk kebijakan, prosedur operasional standar (SOP), panduan pelatihan, catatan insiden, laporan evaluasi K3, dan dokumen lain yang relevan.

3. Tanggung Jawab

• Manajer K3: Bertanggung jawab atas pengembangan, implementasi, dan pemantauan keberhasilan prosedur pengendalian dokumen dan catatan K3.
• Tim Administrasi: Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen K3, pencatatan, penyimpanan, dan pemeliharaan database informasi terkait K3.

4. Langkah-langkah Prosedur

4.1. Identifikasi Dokumen K3

• Mengidentifikasi semua dokumen K3 yang diperlukan untuk kegiatan operasional dan kepatuhan peraturan.
• Memberikan nomor identifikasi unik dan klasifikasi dokumen K3 sesuai dengan jenis dan konten.

4.2. Pengendalian Dokumen

• Mengelola versi terbaru dari dokumen K3 dan memastikan distribusi kepada pihak terkait.
• Melakukan review rutin terhadap dokumen untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

4.3. Pencatatan Dokumen

•  Mencatat setiap dokumen K3 yang masuk dan keluar dari sistem pengendalian dokumen.
•  Mengelola arsip dokumen elektronik dan fisik dengan sistem pencatatan yang terstruktur.

4.4. Penghapusan dan Penyimpanan Dokumen

• Menentukan kebijakan penghapusan dokumen sesuai dengan jadwal retensi yang ditetapkan.
• Menyimpan dokumen K3 yang tidak lagi aktif namun masih diperlukan untuk keperluan referensi atau audit.

4.5. Akses dan Pemeliharaan Dokumen

• Memastikan akses terbatas ke dokumen K3 hanya untuk pihak yang berwenang.
• Melakukan pemeliharaan rutin terhadap sistem penyimpanan dokumen untuk mencegah kerusakan atau kehilangan data.

5. Dokumentasi dan Pelaporan

• Mencatat semua kegiatan pengendalian dokumen K3, termasuk perubahan dokumen, distribusi, review, dan penghapusan.
• Menyusun laporan periodik tentang kepatuhan prosedur pengendalian dokumen dan rekomendasi perbaikan.

6. Referensi

• Standar ISO 45001:2018 tentang Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
• Peraturan K3 yang berlaku di lingkungan kerja.

7. Lampiran

• Daftar Dokumen K3
• Formulir Penerimaan Dokumen K3
• Formulir Perubahan Dokumen K3
• Jadwal Retensi Dokumen K3
• Buku Log Distribusi Dokumen
• Laporan Penghapusan Dokumen K3
• Catatan Pemeliharaan Sistem Penyimpanan Dokumen
• Bukti Pelatihan Pengelola Dokumen K3

Disusun oleh:
[Penanggung Jawab K3]
[Tanggal Penyusunan]