Contoh Dokumen Prosedur Komunikasi K3

Prosedur Komunikasi K3

1. Tujuan

Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menetapkan kerangka kerja yang jelas dalam mengelola komunikasi terkait dengan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) di tempat kerja. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan informasi terkait K3 disampaikan dengan tepat, efektif, dan dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat.

2. Ruang Lingkup

Prosedur komunikasi K3 ini mencakup semua karyawan, kontraktor, dan pihak terkait di perusahaan yang memiliki tanggung jawab atau kepentingan terkait dengan aspek K3.

3. Tanggung Jawab

• Manajer K3: Bertanggung jawab atas koordinasi dan pelaksanaan komunikasi K3 yang efektif di seluruh organisasi.
• Tim K3: Bertanggung jawab atas penyusunan materi komunikasi K3, pengelolaan platform komunikasi, dan pemantauan efektivitas komunikasi.
• Karyawan: Bertanggung jawab untuk mengikuti prosedur komunikasi K3 yang ditetapkan dan berpartisipasi dalam pertukaran informasi terkait K3.
  
  

4. Langkah-langkah Prosedur

4.1. Identifikasi Pihak yang Terlibat

Mengidentifikasi semua pihak yang terlibat dalam komunikasi terkait K3, termasuk manajemen, karyawan, kontraktor, dan otoritas pengawas.

4.2. Penyusunan Materi Komunikasi

• Menyusun materi komunikasi K3 yang jelas, informatif, dan mudah dipahami oleh semua pihak yang ditujukan.
• Informasi K3 yang disampaikan mencakup informasi tentang risiko potensial, penggunaan alat pelindung diri (APD), tata cara darurat, dan kebijakan K3 perusahaan.
• Menggunakan berbagai media komunikasi seperti surat elektronik, papan pengumuman, pertemuan rutin, dan pelatihan untuk menyampaikan informasi K3.

4.3. Distribusi Informasi

• Manajer K3 dan supervisor menyampaikan informasi K3 secara langsung kepada karyawan melalui pertemuan rutin, pelatihan, email, poster, dan sarana komunikasi lainnya.
• Menggunakan platform komunikasi yang sesuai untuk mendistribusikan informasi K3 kepada pihak-pihak yang terkait.
• Memastikan bahwa informasi K3 disampaikan secara tepat waktu dan kepada penerima yang tepat.

4.4. Evaluasi Efektivitas Komunikasi

• Melakukan evaluasi terhadap efektivitas komunikasi K3 dengan mengumpulkan umpan balik dari penerima informasi.
• Mengadakan pertemuan atau survei untuk mengevaluasi pemahaman dan kesadaran terkait informasi K3 yang telah disampaikan.
  
  

5. Dokumentasi dan Pelaporan

• Mencatat semua kegiatan komunikasi K3 yang dilaksanakan, termasuk materi komunikasi, daftar penerima informasi, dan hasil evaluasi efektivitas komunikasi.
• Menyusun laporan periodik tentang efektivitas prosedur komunikasi K3 dan rekomendasi untuk perbaikan dan pengembangan.
  
  

6. Referensi

• Standar Kesehatan dan Keselamatan Kerja OSHA (Occupational Safety and Health Administration).
• Standar ISO 45001:2018 tentang Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
  
  

7. Lampiran

• Materi Presentasi K3
• Formulir Laporan Insiden
• Dokumen Kebijakan K3
• Evaluasi Pemahaman K3
• Catatan Pertemuan dan Pelatihan
• Catatan Umpan Balik Karyawan

Disusun oleh:
[Penanggung Jawab K3]
[Tanggal Penyusunan]