Contoh Dokumen Prosedur Internal Audit Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

Prosedur Internal Audit Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

1. Tujuan

Dokumen ini bertujuan untuk mengatur proses audit internal terkait dengan program Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di tempat kerja guna memastikan kepatuhan terhadap standar K3, identifikasi potensi risiko, dan rekomendasi perbaikan untuk mencapai lingkungan kerja yang aman dan sehat.

2. Ruang Lingkup

Prosedur audit internal K3 ini mencakup semua kegiatan yang terkait dengan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di seluruh organisasi, termasuk tetapi tidak terbatas pada:

• Kebijakan K3
• Evaluasi kepatuhan terhadap kebijakan K3 perusahaan.
• Penilaian efektivitas implementasi kebijakan K3 di semua tingkatan organisasi.
• Prosedur Operasional
• Pemeriksaan kepatuhan terhadap prosedur operasional K3 yang telah ditetapkan.
• Evaluasi penggunaan alat pelindung diri (APD) dan peralatan keselamatan kerja lainnya.
• Pelatihan K3
• Evaluasi pelaksanaan program pelatihan K3 untuk karyawan.
• Penilaian pemahaman karyawan terhadap prinsip-prinsip K3 dan penggunaan APD.
• Insiden dan Kecelakaan
• Analisis insiden kecelakaan dan penyakit akibat kerja yang terjadi.
• Evaluasi pelaporan dan tindak lanjut terhadap insiden K3.
• Pengawasan Lingkungan Kerja
• Pemeriksaan kepatuhan terhadap standar lingkungan kerja dan pencegahan polusi.
• Evaluasi pengelolaan limbah dan zat berbahaya di tempat kerja.
• Komitmen Manajemen
• Penilaian komitmen manajemen terhadap pelaksanaan K3 dan alokasi sumber daya untuk program K3.
• Evaluasi partisipasi dan keterlibatan manajemen dalam kegiatan K3.
• Peraturan dan Persyaratan Hukum
• Pemeriksaan kepatuhan terhadap peraturan K3 yang berlaku sesuai dengan hukum dan regulasi nasional dan internasional.
• Evaluasi pemenuhan persyaratan hukum terkait K3.

Ruang lingkup ini mencakup seluruh aspek K3 yang relevan dengan aktivitas operasional perusahaan dan bertujuan untuk memastikan keselamatan dan kesehatan karyawan serta lingkungan kerja yang aman dan sehat.

3. Definisi

Audit internal K3 adalah proses independen dan objektif untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, dan standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3), serta identifikasi risiko dan rekomendasi perbaikan.

4. Peran dan Tugas

• Departemen K3
• Menentukan jadwal audit internal K3.
• Menugaskan auditor internal.
• Mengumpulkan dokumen dan informasi terkait audit.
• Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tindak lanjut.

• Auditor Internal
• Melaksanakan audit sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
• Mengumpulkan informasi melalui wawancara, observasi, dan evaluasi kepatuhan.
• Membahas temuan audit dengan manajemen yang diaudit.
• Menyusun laporan audit dengan rekomendasi perbaikan.

• Manajemen yang Diaudit
• Menindaklanjuti temuan dan rekomendasi perbaikan dari audit.
• Menetapkan rencana tindak lanjut, alokasi sumber daya, dan pengawasan pelaksanaannya.
• Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tindak lanjut.

5. Prosedur Audit Internal K3

5.1. Penetapan Lingkup Audit

Manajemen senior bersama tim audit internal menetapkan lingkup audit, mencakup area K3 yang akan diaudit, objektif audit, dan jadwal pelaksanaan audit.

5.2. Persiapan Audit

Tim audit internal melakukan persiapan audit dengan mengumpulkan dokumen-dokumen terkait K3, standar K3 yang berlaku, kebijakan dan prosedur terkait, data kecelakaan atau penyakit akibat kerja, serta catatan pelaksanaan pelatihan K3 dan penggunaan APD.

5.3. Pelaksanaan Audit:

Tim audit internal melakukan audit di lapangan dengan mengikuti checklist audit yang telah disiapkan, melakukan wawancara dengan karyawan dan manajemen terkait K3, serta mengumpulkan data dan informasi terkait kinerja K3.

• Pengenalan Awal
  Auditor akan memberikan pengenalan awal kepada departemen yang diaudit mengenai tujuan, ruang lingkup, dan proses audit.
• Pengumpulan Informasi
  Auditor akan mengumpulkan informasi melalui wawancara, observasi, pemeriksaan dokumen, dan evaluasi kepatuhan terhadap prosedur K3.
• Evaluasi Risiko
  Auditor akan mengevaluasi risiko potensial terkait dengan K3, termasuk identifikasi kecelakaan atau penyakit yang mungkin terjadi.
• Pengujian Sampel
  Auditor akan melakukan pengujian sampel terhadap kepatuhan terhadap prosedur K3, penggunaan APD, pelaporan insiden, dan pelaksanaan program K3 lainnya.

5.4. Evaluasi Temuan

Tim audit internal mengevaluasi temuan audit, mengidentifikasi kepatuhan terhadap standar K3, potensi risiko, kelemahan dalam implementasi kebijakan K3, dan peluang perbaikan.

5.5. Pembahasan Hasil Audit

Hasil audit dibahas dalam rapat evaluasi yang dihadiri oleh manajemen senior, komite K3, dan perwakilan karyawan untuk mendiskusikan temuan, analisis risiko, dan rekomendasi perbaikan.

5.6. Penyusunan Laporan Audit

Tim audit internal menyusun laporan audit yang mencakup temuan, analisis risiko, rekomendasi perbaikan, serta tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan.

5.7. Tindak Lanjut Audit

Manajemen senior dan komite K3 menetapkan tindak lanjut atas rekomendasi perbaikan yang diusulkan dalam laporan audit, termasuk penugasan tugas, alokasi sumber daya, dan tenggat waktu pelaksanaan.

5.8. Monitoring dan Evaluasi Tindak Lanjut

Proses perbaikan dari audit internal terus dipantau dan dievaluasi untuk memastikan implementasinya, efektivitasnya, serta dilakukan penyesuaian jika diperlukan.

5.9. Pelaporan Hasil Audit

Laporan hasil audit internal disampaikan kepada manajemen senior, komite K3, dan karyawan terkait untuk transparansi, akuntabilitas, dan pembelajaran organisasi.

6. Referensi

• Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja.
• Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2018 tentang Kesehatan dan Keselamatan Kerja.
• Standar ISO 45001: Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
• Pedoman Audit Keselamatan dan Kesehatan Kerja dari International Labour Organization (ILO).

7. Lampiran

• Rencana Audit Internal K3.
• Daftar Pertanyaan Audit K3.
• Laporan Audit Internal K3.
• Rencana Tindak Lanjut Temuan Audit.
• Panduan Penggunaan Alat Pengukur K3.

8. Penutup

Prosedur ini harus diikuti secara konsisten dan dokumentasi audit serta tindak lanjutnya harus disimpan untuk referensi, audit eksternal, dan pembaruan kebijakan K3 di masa mendatang.